Não sabe como montar um plano de ação para a sua empresa? Veja aqui!

como montar um plano de ação
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Para realizar metas com efetividade e alcançar grandes resultados em um negócio, é necessário planejar todos os passos e ter disciplina para cumpri-los.

Sendo assim, saber como montar um plano de ação é fundamental para atingir os objetivos. Esse documento permite elaborar um estudo mais detalhado de todas as atividades necessárias, separando todas as etapas, da elaboração à execução.

Neste artigo, apresentamos este importante processo na gestão empresarial e como elaborar um plano de ação simples e efetivo, contendo as informações mais relevantes para o sucesso do seu empreendimento. Confira!

O que é e para que serve um plano de ação?

Um plano de ação é uma ferramenta que, seguindo uma metodologia, define metas e objetivos e organiza as atividades que devem ser realizadas para que a companhia alcance os objetivos traçados no planejamento estratégico.

Além disso, o documento também precisa apontar os responsáveis por acompanhar o andamento de cada projeto e desenvolver cada tarefa, visando a atingir os melhores resultados.

Um bom plano de ação ainda tem que contemplar os seguintes elementos:

  • objetivos geral e específicos;
  • ações e atividades a serem executadas;
  • prazo para a execução de cada tarefa;
  • orçamento reservado para atividade;
  • riscos previstos na execução e os seus respectivos planos de contingência.

Resumidamente, nele precisam estar consolidadas e detalhadas todas as informações sobre o objetivo a ser alcançado e sobre os recursos financeiros, materiais e humanos necessários.

Qual o passo a passo para montar um plano simples?

Existem várias metodologias e ferramentas para a elaboração de um plano de ação. A seguir apresentamos 7 passos para montar uma estrutura simples e eficiente. Confira!

1. Saiba aonde quer chegar

O primeiro passo é considerar os principais objetivos da empresa, que devem ser claros, palpáveis e bem definidos, já que servirão como base para o plano.

Nessa etapa, elabore ou extraia do planejamento estratégico empresarial todos os elementos que guiarão as ações dos envolvidos, fazendo uma análise interna e verificando com precisão as atividades que já estão sendo realizadas e os resultados já obtidos.

Tudo isso ajudará a montar um plano de ação bem explicado, de forma clara, em um documento específico para que seja facilmente compreendido e assimilado pelos colaboradores.

2. Estabeleça metas que possam ser mensuradas

O próximo passo é a criação de metas que possam ser mensuradas durante e após a execução do plano. Assim, precisam atender a determinados requisitos que permitem avaliar o desempenho das ações.

Cada meta deve conter as condições necessárias para ser atingida, como os 5 atributos do método SMART, que são:

  • specific (específica) — é direta e não dá margem para interpretação ambígua;
  • measurable (mensurável) — pode ser medida, permitindo saber se foi alcançada;
  • attainable (atingível) — não pode ser muito fácil nem muito difícil, com possibilidade real de ser alcançada;
  • relevant (relevante) — tem que ser realmente benéfica para a companhia;
  • time based (temporal) — precisa ter um prazo estipulado para ser concluída.

3. Liste as tarefas

É importante listar todas as tarefas e atribuí-las a um responsável, que cuidará para que sejam cumpridas adequadamente. Dessa forma, realize um trabalho conjunto com a equipe, listando todas as atividades a serem realizadas.

Cada colaborador pode contribuir, enumerando suas principais atribuições. Assim, todos ficam sabendo de forma clara quais ações devem ser desenvolvidas e quem é o responsável pela sua execução.

4. Divida grandes tarefas em partes menores

Determinadas atividades podem parecer mais difíceis de serem realizadas do que outras. Sendo assim, sempre que for possível, divida as maiores em partes menores, pois serão mais facilmente executadas.

Isso também promove uma visão mais clara do conjunto de ações que os profissionais estão executando, permitindo que sejam gerenciadas e controladas para que atendam o prazo estabelecido.

5. Defina os prazos para entrega

Sem a definição de prazos específicos não tem como montar um plano de ação eficiente. Sem isso, o trabalho certamente se expandirá para preencher o tempo e algumas atividades podem nunca ser concluídas.

Processos bem definidos são sempre guiados por prazos preestabelecidos. Aqui também vale a pena consultar os colaboradores em questão para determinar o tempo de execução de cada tarefa.

Com prazos previamente definidos, o profissional consegue se planejar melhor para realizar o seu trabalho, priorizando cada operação conforme sua importância e urgência.

Além disso, a definição de prazos promove um melhor acompanhamento da produtividade da equipe e facilita a comunicação entre todos, uma vez que o time saberá quando determinada ação deverá ser concluída.

6. Crie uma representação gráfica

Após delinear os elementos de ação e definir os cronogramas, o próximo passo é a criação de uma representação visual do plano. Essa representação ajuda a intensificar o engajamento dos funcionários, já que todos podem facilmente acompanhar o andamento das atividades.

A visualização gráfica também é importante, pois permite identificar com maior facilidade quais tarefas ou metas não estão sendo feitas ou alcançadas. Desse modo, o gestor pode priorizá-las para que sejam atingidas conforme o planejado.

7. Monitore as ações frequentemente

Depois de ter estabelecido e compartilhado o plano de ação com a equipe, o próximo passo é tornar o monitoramento constante um hábito. Os responsáveis têm de garantir que todos os profissionais estejam fazendo sua parte.

A equipe e cada colaborador individualmente podem, por exemplo, de acordo com um cronograma, enviar relatórios com cheklist das ações realizadas e com apresentação de resultados.

Ocasionalmente, devido a eventos ou imprevistos, um plano de ação pode passar por modificações para atender aos objetivos principais da organização. Por isso, sempre que necessário, reveja seu plano sem perder o foco.

Como o plano de ação é um documento que lista as ações para o alcance de determinado objetivo, vale fazer uso do método 5W2H. Ele ajuda a responder a algumas perguntas essenciais para a elaboração do plano, que são:

  • What – O que deve ser feito?
  • Why – Por que será feito?
  • Where – Onde será feito?
  • When – Quando será feito?
  • Who – Por quem será feito?
  • How – Como será feito?
  • How much – Quanto custará?

Esse método contribui para a organização e prática do plano, pois consiste justamente no mapeamento detalhado de todas as atividades desde o início até a sua conclusão.

Agora que você já sabe como montar um plano de ação de forma simples e eficiente, que tal saber mais sobre modelo de gestão para pequenas empresas?

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