Gestão empresarial: tudo o que é preciso para administrar com sucesso

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Empreendedorismo é uma palavra que está nos holofotes. Sendo assim, entende-se que a gestão empresarial também deve ser colocada em foco, já que, basicamente, ela é o que a direção de um empreendimento faz: a organização do negócio com o objetivo de alcançar o que foi alçado para ele. Hoje nos aprofundaremos nesse assunto, venha conosco!

O que é gestão empresarial?

Quando pensamos na abertura de uma empresa, duas palavras nos vêm à mente: ideia e lucro. Além de um pensamento de realização e dinheiro, uma organização tem muito mais processos e decisões a serem tomadas. É nesse momento que a gestão se faz necessária. Ela tem o papel de pensar no negócio dentro de tudo que isso compreende: desde os planos mais altos até a função mais operacional.

A gestão empresarial consiste em fazer a administração da empresa. Essa ação é de suma importância para o andamento do negócio, pois é ela que vai determinar onde o empreendimento quer chegar, quem ele é, qual posição no mercado ele quer e vai ocupar, quais soluções ele vai oferecer, para quem e, principalmente, como ele vai desenvolver o trabalho proposto.

Como estruturar a gestão empresarial?

Aqui é onde o trabalho realmente se faz. Ao contrário do que podem pensar muitos, a operação é uma consequência do modelo de excelência de gestão pensado e aplicado pela direção da empresa. A forma como você estrutura a administração vai fazer toda a diferença no que diz respeito à realização dos trabalhos propostos, entregas das demandas e alcance das metas dentro de um contexto geral.

Pensando em lhe orientar nesse sentido, preparamos alguns tópicos primordiais quando o assunto é gestão empresarial, seguindo das etapas mais fundamentais até os processos secundários e consequentes. Acompanhe!

Planejamento estratégico

A estratégia é o momento mais essencial da gestão. Tudo que a empresa vai fazer e ser, desde a sua criação até a perpetuidade, vai depender de um bom planejamento. Os grandes objetivos da empresa devem ser definidos nesse estágio, ou seja, é preciso ser bem específico acerca do que é a sua empresa e qual é o produto dela.

Quando dizemos “qual é o produto?”, não estamos falando das mercadorias que vendem, dos serviços que presta ou das soluções que oferece, estamos falando de qual é o seu negócio. O que é o seu diferencial competitivo. Qual é o grande valor que o seu empreendimento agrega para quem interage com essas mercadorias, serviços e soluções?

Todas essas questões devem ser esclarecidas no planejamento estratégico. Quando se obtém essas respostas, é possível traçar a rota para alcançar os resultados desejados a curto, médio e longo prazo. O planejamento determina, justamente, os meios que a organização vai usar para alcançar os objetivos.

Conforme as ações são implantadas, usa-se do levantamento de dados sobre os resultados para medir se o planejamento está ou não surtindo o efeito esperado. Sendo assim, ajusta-se na estratégia o que não está satisfatório, dando procedência ao ciclo: planejar, fazer, medir e corrigir.

O planejamento estratégico faz a direção do negócio, regendo o que vai acontecer, o porquê, onde, quando e de qual forma, sempre fazendo menção à “razão de ser” da empresa em todos os seus caminhos.

Hierarquia organizacional

Uma vez que os grandes objetivos da empresa são definidos pela alta cúpula, é importante sistematizar o funcionamento dos trabalhos que são executados em prol deles. Nesse sentido, a organização e a hierarquia são formas de expressar a maneira com a qual o negócio atua, demonstrando qual é o ambiente corporativo presente.

Para que a administração possa gerenciar todos os processos, é importante que a divisão deles seja funcional. Organizando os sistemas, os departamentos, lideranças e colaboradores, a estratégia é expressada de forma mais efetiva, uma vez que as ações são demandadas com fluidez.

Essa organização pode ser definida pela diretoria da empresa ou em conjunto com o setor de recursos humanos — do qual falaremos mais profundamente no próximo tópico. A hierarquia deve ser definida levando em consideração as competências da equipe, bem como as habilidades e experiências.

Há empresas que optam pelo uso de uma estrutura horizontal, ou seja, o poder de decisão e a ordem se dão de maneira uniforme e não de cima para baixo, como nos modelos verticais. Há organizações que utilizam um organograma para definir as posições dos cargos e suas respectivas funções. Estruturas verticais e horizontais são válidas, desde que bem claras, adequadas ao fit cultural da empresa e, acima de tudo, funcionais.

Gestão de pessoas e equipes

Acima de qualquer aplicação de recurso material capaz de fazer a empresa alcançar o sucesso, as competências humanas devem ser priorizadas. Assim, a gestão de pessoas e equipes se faz primordial para o bom desempenho e perpetuidade da organização. Desde a seleção, considerando o alinhamento com a cultura da empresa, até o treinamento e desenvolvimento, tudo deve ser gerido com atenção.

Capital humano

Vamos falar de um erro de muitas organizações: concentrar a capacitação dos colaboradores numa ação secundária em vez de valorizar o capital humano como uma prática de atuação. Explicamos: se a competência está atribuída a um membro da equipe, ainda que ele esteja em um cargo de liderança, a eficiência da mentalidade e, consequentemente, das ações está sob domínio total dele. Uma vez que esse indivíduo não está presente, cria-se um gargalo no trabalho da equipe, percebe?

Pensar e agir melhor, adotando boas práticas, precisa ser uma preocupação da organização, ou seja, além de focar no treinamento de funcionários — que é muitíssimo importante —, deve-se pensar: quais modelos, métodos e preparo profissionalizam a empresa? Implantando-os, o ambiente começa a trabalhar melhor e isso, por sua vez, cria na empresa um constante ambiente de progresso.

Seguindo essas orientações, as equipes têm mais dinâmica para alcançar bons resultados, o que reflete diretamente no clima organizacional. Reter o conhecimento dentro da empresa é a chave para que o capital humano funcione sempre em prol do empreendimento e de seus respectivos objetivos. Faça disso um pilar para a sua gestão: trabalhar o treinamento para a empresa e não para a resolução de problemas pontuais.

Gestão financeira

Muitos empreendedores costumam ter dores de cabeça com a gestão financeira pelo simples fato de não se atentarem ao que ela realmente é e representa. Acima das contas a pagar e a receber, obrigações tributárias e prestações de conta ao fisco, há um detalhe chave para que você compreenda a importância dessa área: todas as movimentações financeiras geram um registro que, ao final do período de lançamentos, traz a visão clara da real situação contábil da empresa.

A contabilidade quando vista acima da obrigação de prestação de contas, pagamentos e recebimentos, é capaz de trazer todas as informações acerca do cenário financeiro no qual a sua empresa se encontra. Essas informações devem ser coletadas com atenção, a fim de serem analisadas e, assim, colaborarem para que ajustes sejam feitos na administração financeira. Um bom controle sobre o fluxo de caixa é o básico, pense além.

A necessidade de realocar custos, por exemplo, pode ser pontualmente detectada caso os demonstrativos contábeis sejam usados como dados de análise. Os resultados das ações aplicadas, sejam elas provenientes de um produto em qualquer estágio da fase de vida, podem ser vistos no reflexo dos lançamentos financeiros também. Percebe? Os próprios registros gerados pelos lances da empresa são armas poderosas para a tomada de decisão.

Gestão operacional

Fazer com que a linha de frente expresse a estratégia é um desafio quando os tópicos que acompanhamos acima não são executados de maneira excelente. Problemas operacionais são altamente comprometedores no que diz respeito à produtividade dos colaboradores. Se eles não são produtivos, o clima organizacional fica ruim, o rendimento e a qualidade dos serviços cai, influenciando a satisfação do cliente e afetando a imagem da empresa no mercado, além da sua receita.

Para realizar uma gestão operacional eficaz, é importante que os processos operacionais da empresa sejam compreendidos e dominados. Para garantir a clareza do entendimento dos procedimentos, a presença de fluxogramas é uma grande aliada. Estabelecer um padrão de qualidade no que diz respeito à padronização de execuções é relevante, identificando quais são as formas mais eficientes de alcançar aquele propósito em tempo hábil.

Há diversas ferramentas úteis para medir o desempenho das operações. Ainda que haja diversas figuras de liderança na área, à medida que a empresa cresce fica cada vez mais complicado manter o controle. É aí que a automatização de alguns processos deve ser implantada. Essa medição é uma delas. Vale lembrar que mecanizar algumas etapas ganha tempo, diminui as chances de erro e garante a não ocorrência do retrabalho.

Logística

A logística é a parte operacional por trás das ações de produção de bens ou serviços. O equilíbrio entre o comportamento do consumidor, a demanda do mercado, a área de aquisições e os estoques, seja para produção seja para venda, é muitíssimo valioso quando usado em benefício da organização.

Os produtos, serviços ou soluções que são os maiores provedores de recursos para o seu negócio devem estar sempre em alta, portanto, inspecionar a demanda periodicamente é essencial. Outro ponto importante a ser considerado é a sazonalidade. Não se perca nos períodos de compra e se certifique de que os fornecedores são pontuais.

Gestão de estoque

Ainda falando sobre estoque mas entrando na questão física, precisamos destacar que o espaço de armazenagem deve ser pensado pela gestão. Com o que você trabalha? Quanto espaço precisa? Esse espaço pode ser em altura? Compensa mais usar um galpão próprio ou locar? Qual é a melhor disposição dos produtos? Se há uma fábrica, é interessante que o estoque esteja próximo? Compensa que seja distante dos fornecedores ou dos pontos de vendas? Qual região tem consumo mais forte do que você produz? Como é interessante dispor os itens do estoque? Como o transporte desses itens pode ser feito?

Sabemos que são muitas questões, mas, afinal, organizar é criar um sistema para alcançar um determinado objetivo. Se a direção está certa dos objetivos, a gestão é capaz de analisar as rotas mais promissoras para alcançá-los, desviando dos obstáculos, criando planos para superá-los e, é claro, tentando pensar sempre um passo à frente.

Gestão de vendas

Você já percebeu como todas as áreas são interligadas? Ao falar desse tópico, a gestão de pessoas se faz presente. Uma equipe que vive num ambiente que agrega valor é uma equipe engajada. Não se engane pensando que a gestão de vendas fala apenas pela força de vendas, pois toda as vendas impactam em vários níveis da organização.

Identificar o público-alvo é essencial para saber como alcançá-lo. A área de marketing, de pesquisa, estatística, publicidade, preços e produtos, distribuição, serviços de atendimento ao cliente, etc. estão todas envolvidas na gestão de vendas. Neste ponto, o planejamento estratégico se faz presente com evidência, pois ditará os rumos e recursos a serem usados.

Vender bem não é apenas ter um produto bom e divulgá-lo nos canais de comunicação. É preciso planejar todas as etapas, desde a inserção do produto no mercado até o DNA do cliente e o desenvolvimento de cada estágio do funil de vendas, entendendo o caminho do consumidor até a efetivação da compra, bem como suas motivações, descobrindo, assim, a forma de atraí-lo.

Gestão de marketing e comunicação

Oferta e demanda são dois fatores básicos que todo empreendedor conhece muito bem. O que está acima disso, é o valor que o produto agrega na vida de quem o consome. Você não vende um item, você vende o que aquele item representa para quem compra. Sendo assim, qual é a marca que você expressa em suas vendas?

Variedade, diferencial competitivo e satisfação do cliente são fatores de ouro. Líderes de mercado ocupam esse pódio porque o posicionamento deles é muito forte positivamente. O posicionamento é o que vem à mente das pessoas assim que pensam na marca, e o marketing trabalha para criar essa imagem favorável ao negócio (o marketing digital não pode ser ignorado).

Você pode ter uma estratégia de preço baixo, de alta tecnologia, de alto conforto, de alto status, de baixo desgaste, enfim, diversos pontos podem ser o que destaca seu produto. O planejamento deve prever isso, assim como a análise dos pontos fortes e fracos, além das ameaças e oportunidades do bem oferecido diante do consumidor. Entender a imagem ideal, criá-la e propagá-la é missão do setor de marketing e comunicação.

Atendimento ao cliente

De nada adianta conseguir um ótimo posicionamento de mercado se a sua empresa não honrar a propaganda. O atendimento ao cliente pode ser o seu diferencial competitivo, ainda que a rapidez na prestação de serviço já o seja, o bom atendimento simplesmente não pode faltar. É o mínimo que o cliente espera: ser tratado com dignidade, educação, atenção e dedicação.

Ter uma área para suporte, serviço de atendimento, seja presencial, seja por telefone ou internet, é imprescindível. O seu cliente precisa saber que pode contar com você. Atender bem é uma forma segura de fidelização. Consumidores confiam na palavra de outros consumidores, portanto, não se esqueça: ninguém faz melhor propaganda da sua empresa do que o cliente satisfeito.

Quais ferramentas de gestão empresarial são eficientes?

Ferramentas de gestão auxiliam muito na hora de planejar a estratégia, analisar as situações e tomar decisões com base nesse panorama. Retomaremos aqui algumas medidas que já foram citadas ao longo do texto caso você não as conheça, dando uma breve descrição sobre cada uma delas. Veja as 6 ferramentas!

1. PDCA

Essa é a sigla em inglês para “planejar, fazer, checar e agir”. Esse ciclo serve para aprimorar a empresa, que, por meio dele, está sempre atenta aos processos, controlando-os de forma eficiente interna e externamente. Essa ferramenta padroniza dados, minimizando erros e ajustando o que eventualmente sai dos trilhos.

2. Plano de negócio

Diferente do modelo de negócio, o plano de negócio se trata de um conjunto de instruções claro, coeso e sucinto acerca do objetivo do negócio. É como se fosse um “passo a passo” para que esse objetivo seja alcançado. Com ele, a direção consegue pensar no andamento dos projetos com suma clareza, estruturando as ações de forma sequencial.

3. Análise SWOT

A análise SWOT investiga características próprias da empresa (como o planejamento estratégico, uma nova área ou um novo produto, por exemplo), indicando  também as informações sobre fatores externos que possam influenciá-lo. São levantados e analisados os pontos fracos e fortes (influência interna), além das ameaças e oportunidades (influência externa).

4. Curva ABC

Seguindo o princípio de Pareto, a curva ABC tem o objetivo de identificar os incidentes que acontecem com mais frequência na sua organização. Encontrando esses problemas rapidamente e de forma eficaz, é possível dissolvê-los. Identificando as prioridades do negócio e registrando a repetição dos inconvenientes, os assuntos de urgência  ganham destaque e podem ser otimizados.

5. Matriz BCG

A Matriz BCG trata do ciclo de vida do produto, além de relacionar o cenário do mercado. Ela serve para acompanhar os movimentos e destacar:

  • quais produtos são lucrativos e estáveis (e portanto devem ser mantidos);
  • quais demandam recursos mas não dão retorno (devem ser encerrados);
  • quais exigem muito investimento mas estão muito alta (devem receber a injeção necessária);
  • quais ainda são apenas “bebês” e precisam de mais aplicação para crescerem e mostrarem outra categoria (geralmente produtos em lançamento).

6. CRM

O Customer Relationship Management é um sistema que, como o nome propõe, traz diversas práticas que focam no relacionamento com o consumidor, desde o começo da venda até o período pós-venda. Os dados que o compõe são sobre clientes importantes para a empresa. Contatos, leads, contas, prospects, oportunidades de venda etc. são armazenados e gerenciados por meio dessa ferramenta

Quais indicadores de gestão empresarial devem ser levantados?

Também conhecidos como KPIs, os indicadores de desempenho são os parâmetros que vão servir para que a direção analise o quanto a gestão está sendo eficiente em determinado processo. Mostraremos a seguir 4 indicadores essenciais para acompanhar em sua empresa. Confira!

1. Lucratividade

Lucratividade não é sinônimo de faturamento ou rentabilidade. Ela se trata, na verdade, do lucro líquido, ou seja, o valor gerado pela empresa ao qual se chega quando os custos, encargos trabalhistas e tributários são deduzidos. Com esse indicador a gestão pode saber se está ou não valendo a pena tal operação e, assim, decidir sobre a continuidade ou correção dela.

Divide-se o lucro líquido pelo faturamento e então multiplica-se por 100. Essa é a porcentagem de lucratividade.

2. Turnover

Voltando à questão do capital humano, a retenção de talentos merece atenção, assim como o reconhecimento de lideranças. O turnover nos diz se a empresa está com problemas no clima organizacional ou desfasada no que diz respeito aos planos de carreira e salários. Para calcular, basta somar as demissões às admissões, dividir por 2 e depois dividir novamente pelo número total de colaboradores da empresa.

3. Sucesso das vendas

Para saber qual o índice de negociações que findam de forma positiva e, dessa maneira, orientar quais as oportunidades que realmente concretizaram a venda, abrindo espaço para melhoria, otimização e avanço estratégico do setor de vendas, a porcentagem equivalente à taxa de sucesso de vendas deve ser calculada. Divide-se o número das vendas pelas oportunidades vezes 100.

4. Margem de contribuição

Esse indicador mostra qual o valor de receita necessário para que as despesas fixas e variáveis sejam cobertas. Ainda que o faturamento da empresa seja alto, de nada adianta caso os custos sejam tão altos quanto (a lucratividade é baixíssima). A margem de contribuição trabalha bem na prevenção ao endividamento, por isso vale a pena ser acompanhada. Ela é calculada somando os custos fixos aos variáveis e subtraindo esse resultado do valor correspondente ao faturamento.

Como organizar resultados para análise?

Os indicadores levantam informações, o ponto deste tópico é entender como transformar essas informações em dados potenciais para gerar uma análise objetiva e, por meio dela, orientar a tomada de decisão da diretoria. Os relatórios gerenciais e auditorias se encarregam desse momento, agrupando as informações atualizadas e relevantes.

Um relatório deve possuir a linguagem adequada, bem como o formato ou forma de apresentação, considerando o que for pertinente ao caso. O objetivo desse documento também deve ser definido, de forma sucinta e de compreensão descomplicada. O conteúdo deve ser equivalente ao objetivo: se é comparar, que os dados comparem; se é apresentar, que os dados apresentem, e assim por diante.

A auditoria revisa todas as demonstrações geradas, garantindo que a empresa está em segurança, livre de qualquer equívoco. Esse feito é importante a fim de certificar que a organização é fiel aos registros. Podendo ser interna ou externa, a auditoria averígua de maneira sistemática se as atividades estão em conformidade com as planejadas para o cumprimento do objetivo.

Fazer uma gestão empresarial é organizar um sistema para alcançar um determinado resultado. Esse sistema é uma grande engrenagem, em que cada peça tem outros sistemas menores, sendo que todos trabalham interligados e em harmonia para que o funcionamento se dê com perfeição. Para colocar essa visão mais apurada de administração em prática, use a nossa planilha gratuita e comece a agregar valor de competência à sua empresa!

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