Entenda como a gestão do tempo ajuda na produtividade do negócio

gestão de tempo
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A gestão de tempo é a atividade de elaboração de processos e práticas de aumento da produtividade no dia a dia de trabalho, melhorando o desempenho na execução de tarefas, nas vendas e nas atividades necessárias à operação.

Ela é importante para entender melhor a organização das horas de trabalho da equipe e buscar formas de otimizar suas atividades, valorizando os profissionais e melhorando a eficiência operacional.

Note que a produtividade tem relação direta com a viabilidade do negócio e o ganho das pessoas. Quanto mais um colaborador for capaz de produzir, mais ele agrega para a empresa e, portanto, maior é o valor do seu trabalho, bem como o lucro que ele proporciona — que também é fundamental para que ele seja bem remunerado.

Muitas empresas, tanto de serviço, quanto de produto, podem usar a análise e gestão de tempo para auxiliar na precificação de venda

Portanto, quando nos dedicamos à gestão do tempo, em alguma medida, trabalhamos a realização profissional e pessoal de toda a equipe. Confira os detalhes e aproveite os benefícios!

O aumento da produtividade

Esse aspecto da melhora da produtividade que acabamos de mencionar na introdução nem sempre é lembrado, mas pode fazer grande diferença. Afinal, a ideia da produtividade como um benefício para todas as pessoas envolvidas é um fator de incentivo ao engajamento, que é algo fundamental.

Do mesmo modo que cada colaborador, uma pequena empresa precisa dar atenção à produtividade, se quiser elevar o negócio de nível, pois é ela que faz com que ele seja mais ou menos rico. Em outras palavras, quanto mais produtividade, maior a capacidade de acumular riqueza. Como resultado, podemos relacionar vários benefícios — listados a seguir.

Redução do retrabalho

O retrabalho é um dos problemas mais prejudiciais à produtividade e mais atacados pela gestão do tempo. Como ocorre uma melhor organização, um melhor monitoramento das tarefas realizadas e do tempo dedicado a elas, a iniciativa de otimizar o gasto de tempo ajuda a identificar razões que geram retrabalho.

Desse modo, é possível determinar ações para diminuí-lo, ou seja, a dedicação à gestão do tempo evidencia os efeitos do retrabalho, que passa a receber maior atenção e dedicação para criar uma solução.

Economia de recursos

O primeiro recurso economizado com a gestão do tempo é o relativo à remuneração da equipe. Com melhor aproveitamento do tempo, esse investimento é mais bem aproveitado, uma vez que cada um dos colaboradores consegue fazer mais em um mesmo período de tempo.

No entanto, essa não é a única que economiza, uma vez que todo o investimento é mais bem utilizado. Considere que cada um dos custos fixos — como aluguel, pagamento de honorários do contador e várias outras despesas que não se alteram de acordo com o volume das vendas — passa a representar um percentual inferior nas despesas totais e, portanto, gera economia.

Diminuição de erros

Se os colaboradores correm o tempo todo para cumprir os prazos dos entregáveis, ficam mais sujeitos a cometer erros. Contudo, quando o tempo é organizado, as pessoas conseguem trabalhar de um modo mais concentrado e eficiente, diminuindo a incidência de erros. 

Um caminho interessante é analisar como um bom funcionário executa determinada tarefa e discutir esse procedimento com os demais, com isso a empresa terá um formato de trabalho ideal e validado com todos e pode a partir daí buscar redução de erros e do tempo empregado.

Melhora da organização

É impossível economizar o tempo sem dar atenção à organização. Por exemplo, se um colaborador passar algumas horas da tarde procurando um documento que precisa para fazer seu trabalho, a gestão do tempo estará prejudicada.

Por isso, a organização é um dos meios mais importantes de serem utilizados por qualquer empresa, quando ela pretende melhorar a produtividade com uma boa gestão do tempo.

Otimização de processos

Os processos também são beneficiados com a gestão do tempo. Afinal, é preciso revê-los e aprimorá-los com objetivo de eliminar gargalos, burocracias e outros problemas que ocupam exageradamente o tempo dos colaboradores.

Além disso, eles também se tornam mais ágeis, uma vez que se tornam melhores, permitindo um maior aproveitamento dos recursos. Desse modo, a gestão do tempo aumenta significativamente a agilidade da operação, da entrega de produtos e serviços e de todas as tarefas e atividades de rotina.

As ferramentas de gestão de tempo

Diante da informação que transmitimos até aqui, você deve estar se perguntando sobre as ferramentas e os métodos que pode utilizar na gestão do tempo. Relacionamos os principais nos seguintes tópicos.

Trello

O Trello é uma ferramenta desenvolvida para organizar tarefas, definindo prazos e atribuindo essas atividades para colaboradores específicos, que ficam responsáveis por elas. Ela é bastante visual e intuitiva, portanto, fácil de usar e entender. Além disso, ela permite acompanhar o andamento de cada tarefa.

Runrun.it

O Runrun.it. também é usado para o controle de tarefas, com a vantagem de apresentar indicadores de produtividade, além de permitir premiar os profissionais que se destacam com medalhas.

Artia

Já o Artia calcula o tempo trabalhado e permite fazer um apontamento das horas trabalhadas. Outra funcionalidade interessante é a de alerta de atrasos na entrega e até durante a execução de tarefas.

Toggl

O Toggl é uma ferramenta gratuita que oferece um cronômetro para cálculo do tempo gasto em cada tarefa. Além disso, fornece gráficos que permitem avaliar o desempenho da equipe.

Treinamentos

Todas as ferramentas que listamos até aqui são extremamente úteis para qualquer negócio, independentemente do porte. Elas ajudam de modo objetivo e prático com detalhes pontuais do aumento de produtividade.

Ainda assim, nenhuma delas é tão determinante como a capacitação das pessoas em todos os aspectos relativos às suas atividades. Com mais conhecimento e informação sobre como executar suas tarefas, as pessoas ficam naturalmente mais produtivas.

Elas conseguem aproveitar melhor o tempo conforme desenvolvem maior eficiência. Além disso, não se pode esperar que uma ferramenta tecnológica, por exemplo, melhore por si só a produtividade. A forma como as pessoas utilizam esses recursos é que determina o benefício que elas vão extrair deles.

Outro aspecto importante é que o aproveitamento do tempo também depende do engajamento das pessoas, que podem procrastinar, ou seja, retardar a execução de tarefas, ocupando-se com atividades improdutivas, como passar muito tempo nas redes sociais.

Como o interesse das pessoas e a dedicação delas também dependem de conhecimento e conscientização, os treinamentos são muito importantes para melhora do aproveitamento do tempo. Além disso, as pessoas também precisam aprender metodologias eficientes de gestão do tempo, o que demanda treinamentos e desenvolvimento pessoal.

Desse ponto de vista, notamos que toda iniciativa que visa a desenvolver o capital intelectual e a gestão do conhecimento, além das atividades que buscam desenvolver os colaboradores em alguma prática — como as oficinas —, interferem diretamente na melhora do aproveitamento do tempo.

Por fim, concluímos com o relato de que percebemos que temos contribuído de modo mais efetivo para a gestão de tempo em nossos clientes com abordagem diferenciada, mais voltada ao desenvolvimento dos colaboradores do que ao simples cumprimento de tarefas formais de treinamento.

Para entender isso melhor, conheça nosso manifesto. Ele retrata a essência do nosso trabalho de desenvolvimento, dedicado a pequenos negócios. 

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