Ferramentas “Mágicas” – Por que não é exatamente delas que você precisa?

9 minutos para ler

É senso comum entre os empresários e executivos, que não só é preciso, mas também fundamental, incentivar a produtividade para o desenvolvimento e lucratividade da empresa. Ainda assim, para quem nunca leu nada sobre assunto ou não se lembra muito bem, antes de falar sobre as ferramentas de produtividade, vamos refrescar o assunto e resumir o que é a produtividade e qual a importância de “ser mais produtivo” para a empresa.

Entenda mais sobre o que é produtividade.

Muito bem então, de maneira geral, o termo produtividade significa, de acordo com o dicionário Aurélio, “qualidade ou condição do que é produtivo; potencial para produzir”.

Mas como eu encaixo isso no dia-a-dia da minha empresa?

É aí que entra um outro conceito, o de eficiência e eficácia, já que uma pessoa ou empresa produtiva é aquela que consegue a máxima eficiência (“desempenhar adequadamente uma função”) e eficácia (“produzir o resultado esperado”) em todas as atividades que executa.

Agora, mas porque é que isso é importante mesmo? Simples!

Uma vez que a empresa, por exemplo, passa a adotar a eficiência e eficácia no seu cotidiano e no desenvolvimento das suas atividades, ela não só economiza tempo, como também evita a ocorrência de erros e diminui custos.

E isso, só para você saber, nada mais é do que focar em produtividade.

Até aqui tudo bem? Então vamos dar mais um passo nesse assunto, e falar sobre a importância das empresas não se basearem apenas nas ferramentas de produtividade, mas se preocuparem em consolidar a produtividade na empresa de uma forma mais sólida e duradoura.

Por que aumentar a produtividade da sua empresa sem as famosas “ferramentas de produtividade”?

A maioria dos artigos que você encontrar sobre esse tema falará sobre as ferramentas que vão tornar a sua empresa mais produtiva, mas é claro que por mais que exista toda uma variedade de aplicativos e programas que possam ser utilizados para esse fim, essa não deve ser a principal maneira de aumentar a produtividade na sua empresa já que essas, como o próprio nome diz, são “ferramentas”, ou seja, formas de auxiliar ou facilitar a execução de uma atividade, e não uma base estrutural para a empresa.

Mas então, como aumentar a produtividade da empresa sem ser através dessas ferramentas?

Através da elaboração de estratégias, criação de metas e investimento, em pessoal e no pessoal.

Está achando difícil, e não tem a menor ideia de como fazer isso? Então dá uma olhada nos tópicos abaixo que eu explico:

  • Planejamento de objetivos e estratégias

Ao investir tempo em traçar objetivos e estratégias para a sua empresa, o gestor não só sabe o caminho que deve ser seguido, como também a maneira como a empresa deve andar para chegar até o objetivo final.

Dessa forma, os colaboradores têm, não só um planejamento bem delimitado das atividades a serem cumpridas, mas um “norte” a ser seguido.

  • Investimento em cursos e treinamentos

Incentivar e investir na qualificação dos seus colaboradores é, possivelmente, uma das principais maneiras de aumentar a produtividade da empresa, pois além de instruídos sobre as novidades de cada área de atuação, eles ainda poderão desenvolver habilidades e capacidades que os aperfeiçoem e os tornem profissionais com maior índice de produtividade.

  • Criação de metas possíveis e alcançáveis

A partir do planejamento de objetivos e estratégias, quando o gestor já sabe, exatamente, para onde e como caminhar, subdividir um objetivo de longo-prazo em metas menores e mais alcançáveis a curto-prazo, aumenta a produtividade dos colaboradores, uma vez que eles se sentem mais estimulados a cumprir as metas, já o resultado final de curto-prazo é mais visível e, portanto, estimula mais os funcionários que o de longo-prazo, já que se tem que caminhar muito para enxergar uma bela vista, enquanto que no outro, pequenas caminhadas já proporcionam alguns vislumbres.

  • Comunicação aberta

Manter um canal de comunicação aberto entre o gestor e os colaboradores não só permite que as informações sejam transmitidas com rapidez e o menor índice de ruídos, como também transmite aos funcionários uma política de transparência.

Sendo assim, ao deixar, na empresa, o canal de comunicação aberto, não só as atividades cotidianas se tornam mais assertivas, como também as decisões estratégicas importantes, uma vez que os dados e informações são claros e estão disponíveis.

  • Dar abertura para novas tecnologias e inovações

Por fim, outro ponto bastante importante, e que ajuda muito no aumento da produtividade da empresa, é o uso de tecnologias e inovações.

Considerando que as tecnologias funcionam como ferramentas e formas de se executar as atividades, elas acabam se tornando uma peça bastante importante nessa busca pela eficiência e eficácia, pois é através dessas ferramentas que se automatiza uma porção de atividades, economizando tempo e diminuindo a margem de erros.

Mas afinal, para quê servem as ferramentas de produtividade?

Bom, no fim das contas, se a empresa que deseja aumentar a produtividade não se preocupar em modificar sua forma de pensar e agir, adotando algumas, ou até todas, as sugestões expostas acima, ela pode até usar todas as ferramentas de produtividade que conseguir, mas isso não vai, efetivamente, torna-la mais produtiva, vai apenas agilizar e auxiliar em algumas atividades ou processos, enquanto que o restante da empresa permanecerá exatamente igual.

É exatamente para isso que servem as ferramentas de produtividade, para atuarem como uma ferramenta, uma ajuda no processo, e não para ser o processo, propriamente dito.

Tendo, então, isso em mente, para aquelas empresas que já incorporaram o espírito da produtividade na missão, visão, valores, e em todas as diretrizes e políticas adotadas, as ferramentas abaixo vão servir como uma ajuda extra nessa missão, ajudando o gestor e os colaboradores a manterem o foco, organizarem as atividades, gerenciarem as metas e automatizarem processos.

  • Runrun.it: é um gerenciador de projetos que permite à empresa visualizar todos os projetos em andamento, além de atribuir tarefas para cada colaborador e acompanhar o andamento delas, de forma individual, gerando indicadores de performance para cada envolvido e permitindo a todos se organizar e evitar perder tempo nas armadilhas do dia-a-dia, como as redes sociais.

 

  • Trello: assim como o “Runrun.it”, o Trello também é um gerenciador de projetos que alia o acompanhamento das atividades ao estilo Kanban, permitindo utilizar “fichas” que podem ser ordenadas e reordenadas conforme a necessidade da empresa, do colaborador ou do andamento do projeto. Outro diferencial do Trello é que ele permite que os dados sejam exportados e utilizados em outros softwares, para análise.

 

  • Evernote: é como uma agenda digital, onde você pode anotar compromissos, ideia e documentos, mas que também permite anexar imagens, vídeos e áudios. A grande vantagem dele é que além de armazenar tudo na nuvem, ainda está disponível para celulares, smartphones e computadores, permitindo o compartilhamento de dados do usuário em diversas plataformas, para que ele tenha tudo sempre à mão.

 

  • Unroll.me: é uma ferramenta para melhorar o gerenciamento de tempo ao ler emails, pois alia a necessidade do profissional em economizar tempo com a leitura de emails descartáveis, e a possibilidade de não ter sua caixa de entrada cheia de spams. Com uma simples configuração ele não só separa as propagandas e outros emails que você não quer ler, como também elenca os emails importantes para que os leia primeiro que os demais.

 

  • Asana: assim como o Trello e o Runrun.it, o Asana é outro gerenciador de projetos capaz de dividir tarefas e permitir o acompanhamento de cada uma delas. Além disso ela disponibiliza um calendário para as metas e deadlines, e permite anexar arquivos e imagens, facilitando a comunicação entre cada um dos envolvidos.

 

  • Docu.Sign: permite não só assinar e enviar documentos de forma digital, mas também os torna juridicamente válidos, através de alguns certificados disponíveis nessa ferramenta, aliando rapidez e baixo custo em uma única ferramenta.

 

  • MindMeister: através dessa ferramenta você consegue elaborar mapas mentais, ajudando no processo de brainstorm e na elaboração e organização de estratégias para reuniões, negociações e ideias para a empresa.

 

  • GuiaBolso: esse gerenciador financeiro permite controlar os gastos e receitas em tempo real, ou seja, ele importa extratos bancários direto da conta corrente e, através da alimentação dos gastos, que pode ser feita pelo smartphone, tablet ou computador, permite ao usuário verificar o quanto ainda tem disponível de saldo ou quanto até quanto do cartão de crédito já está comprometido.

 

  • Drive: outra ferramenta que ajuda na produtividade é o drive ou nuvem, disponível no Google (Google Drive) e no Windows (One Drive), que permitem o armazenamento e compartilhamento de arquivos entre os colaboradores, otimizando o tempo e eliminando possíveis perdas e rupturas por qualquer problema físico de servidor ou imprevistos que poderiam causar a perda dos arquivos.

 

  • CRM: essa é a ferramenta que veio para otimizar, de fato, os processos, e concentrar as informações em uma única plataforma (CRM), permitindo que toda a empresa tenha acesso a, por exemplo, dados de vendas, informações de clientes e desempenho da equipe. Além de servir como uma central de dados, o CRM ainda pode ser integrado a outros programadas, permitindo análises mais acuradas e assertivas.

ferramentas de produtividade

Você também pode gostar

Deixe uma resposta

-