5 ações essenciais para profissionalizar a empresa a partir de hoje

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Quando um negócio cresce à base de uma gestão informal, corre-se o risco de não conseguir atender às demandas dos clientes; de negligenciar a qualidade dos produtos e serviços; de sobrecarregar os colaboradores; entre inúmeros problemas — sem falar nas “oportunidades de mercado” desperdiçadas por conta do despreparo.

Para não passar por esse tipo de situação, confira cinco ações que permitem profissionalizar a empresa, levando a um crescimento sólido e constante, consolidando-a no mercado e alcançando os resultados almejados.

Como profissionalizar a empresa?

Não há uma única receita pronta. Afinal, a definição sobre o que é preciso profissionalizar em cada empresa parte de um diagnóstico prévio personalizado. Dentre as ações possíveis, destacam-se as que relacionamos a seguir. Confira!

1. Desenvolvimento de líderes

Como mostrado no livro O Líder 360º, de John C. Maxwell, atitudes e comportamentos de líderes podem ser desenvolvidos, basta que sejam exercitados. Assim, tornam-se influências positivas e inspiradoras para o restante do time.

Um líder treinado e bem capacitado é focado nos objetivos e valores da empresa; tem visão holística e colaborativa; sabe administrar o tempo e elencar prioridades; encontra e traz à tona as razões que levaram a problemas, bem como respectivas lições que podem ser extraídas e aprendidas; etc.

Na prática, ele sabe delegar funções e comunicar expectativas, reconhecendo as peculiaridades de cada equipe e selecionando os colaboradores mais adequados para cada atividade.

Devidamente motivados e alinhados com os propósitos empresariais, cada funcionário consegue não apenas dar conta de suas atribuições, mas ir além, atuando de forma colaborativa e realizando tarefas complementares sempre que necessário.

Para isso, é importante que a capacitação dos funcionários extrapole as atribuições diretamente ligadas à atividade-fim e abranja questões estratégicas, relacionadas à inovação, soluções criativas etc.

Por fim, quando os líderes vêm de um histórico de gestão familiar, é comum estarem ligados emocionalmente à empresa.

Nesses casos, um bom treinamento para o desenvolvimento pessoal, como um coaching executivo, é fundamental para que consigam equilibrar razão e emoção na tomada de decisões.

2. Melhora dos processos de comunicação

Esqueça a antiga ideia de que apenas os líderes devem estar inteirados da real situação da empresa. Uma equipe que está a par dos desafios do dia a dia consegue enxergar melhores conexões e trabalhar com mais eficiência.

Uma série de ferramentas ajuda na eficácia da comunicação interna, de modo a democratizar o acesso de todos os colaboradores às informações. Um mural instalado em uma área de alto fluxo se pessoas, por exemplo, é uma boa opção.

Além dele, pode-se criar um canal de comunicação que possibilite a troca de informações, o envio de sugestões, entre outros, entre as equipes e os gestores.

Opções como intranet e correio eletrônico ajudam a reforçar metas e valores, divulgar mudanças, atualizar informações e alinhar o discurso da empresa, deixando-a mais próxima dos colaboradores.

Em relação à comunicação externa, deve-se construir um bom relacionamento com os fornecedores e, ao mesmo tempo, com os clientes e potenciais clientes.

A comunicação com fornecedores precisa ser rápida, direta e clara. Além das ligações telefônicas e aplicativos de mensagens, o e-mail é uma boa ferramenta de trabalho.

Já a comunicação com a clientela precisa ter empatia, para entender suas necessidades, e ser quase instantânea, especialmente quando feita por meio de redes sociais.

Para fidelizá-la, vale a pena investir em estratégias de marketing digital, como o uso do e-mail marketing.

3. Alinhamento de diferentes setores

Ainda que cada setor tenha as próprias funções e metas, os departamentos de uma empresa devem trabalhar juntos e com os objetivos alinhados — e não de maneira isolada.

Valendo-se de uma comunicação clara e eficiente, os líderes precisam deixar claro quais são os propósitos desse alinhamento, mostrando como cada um contribui para o sucesso da organização.

Por exemplo: quando o setor jurídico e o setor financeiro de uma empresa conversam entre si, viabilizam a realização de um planejamento tributário, o qual leva à redução de encargos com taxas e impostos e, consequentemente, ao aumento da economia.

Já quando a equipe de supply chain (ligada à negociação de compras e abastecimento de estoques) conversa constantemente com o time de vendas, otimizam-se os recursos, gerando, novamente, mais economia para a empresa.

Por fim, quando o departamento de vendas e o departamento de marketing estão alinhados, conseguem converter (e fidelizar) um maior número de clientes a um custo menor.

Assim, o impacto no alinhamento de diferentes setores é sentido na melhora da rentabilidade da empresa.

4. Monitoramento e análise de resultados

Com uma gestão (seja financeira, de qualidade etc.) automatizada, sem o uso de planilhas manuais, a mobilidade de acesso aos recursos da empresa é facilitada, o que acelera e confere mais eficiência às tomadas de decisões.

Para que não haja erros, deve-se contar com a realização de auditorias periódicas. Assim, a gestão se torna mais organizada e produtiva, fazendo com que os diferentes setores trabalhem em função de resultados concretos.

É importante mencionar, ainda, que os dados referentes aos resultados devem ser mantidos sob sigilo, evitando que cheguem ao conhecimento de concorrentes e comprometam o sucesso das estratégias de crescimento.

Por isso, o investimento para garantir a segurança de informações confidenciais, inclusive as relativas ao cadastro de clientes (cuja exposição gera um impacto extremamente negativo à imagem da empresa) vale a pena.

5. Padronização de processos

A padronização de processos, especialmente os ligados às etapas mais críticas do dia a dia da empresa, é importante para mantê-la funcionando sempre com a mesma qualidade, independentemente de qual colaborador esteja no comando.

A escalabilidade permite repetir os mesmos resultados, sem aumentar os custos com a produção ou ter de fazer outros investimentos. Ao mesmo tempo, simplifica fluxos, reduz riscos e gargalos e evita desperdícios.

Para isso, as informações devem estar reunidas em um sistema de gestão específico para o tipo de negócio, e não amontoadas em pilhas de planilhas, papéis e relatórios diversos.

Há ferramentas para controle de finanças e estoques (softwares ERP) que integram dados e processos empresariais em um sistema único e têm ótimo custo-benefício.

Já para o controle de vendas, ferramentas de relacionamento com os clientes (softwares CRM) permitem organizar e atualizar informações valiosas.

Quais são os problemas da falta de profissionalização?

Uma equipe despreparada limita ou, até mesmo, compromete o crescimento de uma empresa.

Por exemplo: muitas vezes, os empresários encontram-se ocupados com questões operacionais e deixam de lado questões estratégicas e cuidados com a gestão.

Isso faz com que a empresa não consiga prospectar novos negócios ou sequer atender à demanda existente, não por uma limitação na capacidade produtiva, mas por uma limitação gerencial. Com a profissionalização, elimina-se esse risco.

Como sua empresa pode obter ajuda na profissionalização?

Parceiros externos, como consultoria, podem potencializar o sucesso de uma empresa graças aos treinamentos, o uso de métodos e boas práticas de atuação.

Um especialista em gestão de negócios possui expertise em diagnosticar práticas equivocadas e apontar soluções.

Boas informações, métodos e treinamentos podem reduzir custos, aumentar lucros e fortalecer o nome da empresa no mercado em que atua.

Mas, para ter mais eficácia, as informações passadas precisam mudar a cultura organizacional, sendo aplicadas e aperfeiçoadas no dia a dia.

Com uma gestão eficiente, é possível inovar, driblar crises e oscilações econômicas e aproveitar as oportunidades que surgem a todo momento.

Assim, em um mercado cada vez mais dinâmico, profissionalizar a empresa é indispensável para antever tendências e prepará-la para atender, proativamente, às demandas futuras. Afinal, somente por meio de processos, ferramentas e conceitos bem empregados é possível atingir bons resultados.

Para se manter firme e forte na trilha do sucesso empresarial, continue a leitura e conheça como funciona um modelo de excelência de gestão!

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