10 principais tipos de planilha para controle financeiro

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As atividades de controle financeiro são essenciais para manter uma empresa. Afinal, boa parte dos aspectos ligados ao dinheiro se tornam dados estratégicos para as organizações. Uma das formas de fazer esse controle é a partir do uso de uma planilha para controle financeiro — uma ferramenta importante para acompanhar cada ação do seu empreendimento.

São as planilhas que vão ajudar as equipes de vendas a se organizar, com base em dados reais sobre o andamento dos negócios. Com elas, é mais fácil evitar que o empreendimento fique no vermelho, que corra riscos de ter dificuldades financeiras ou problemas com o estoque, por exemplo.

Para que as planilhas de controle financeiro tenham participação realmente efetiva na administração bem-sucedida da companhia, é preciso ter disciplina para anotar os dados relevantes com a periodicidade necessária. Quer saber quais são as planilhas financeiras mais utilizadas por gestores e empreendedores? Venha com a gente!

1. Fluxo de caixa

O controle do caixa da organização é essencial para manter a saúde financeira do empreendimento em dia. Essa é uma planilha para controle financeiro que requer atenção diária: todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa devem ser anotadas.

Só assim é possível saber como foi o movimento — tanto do caixa como de vendas — a cada dia. O fluxo de caixa ajuda, ainda, a entender quais são os dias mais lucrativos. É importante lembrar-se de anotar, também, as despesas fixas, como pagamentos de funcionários, aluguel, água, luz, internet e similares.

2. Acompanhamento de vendas

É por meio desta planilha que se pode saber qual é a sazonalidade do negócio. Para que seja efetiva, ela deve conter informações como o número da venda realizada, a data em que ela aconteceu, o valor, a quantidade de produtos e o nome do responsável pela venda.

Quando se tem o hábito de registrar todas as vendas realizadas, é possível ter acesso a informações importantes sobre o empreendimento. Pode-se saber, entre outros aspectos, quanto cada profissional vende, qual o preço médio dos produtos e a quantidade total de vendas feitas em um período.

3. Controle de estoque

Controlar o estoque é essencial para qualquer organização. Só por meio dessa informação é possível saber com precisão quantos itens ainda estão disponíveis para venda, dia após dia, e quando é o momento de adquirir mais mercadoria.

A depender do porte da empresa, o ideal é que esse aspecto seja administrado por softwares específicos. A precisão no registro de dados é crucial para que o controle feito com essa planilha realmente funcione. Esse documento deve conter os pedidos, a quantidade de produtos em estoque e os itens vendidos.

4. Cadastro de clientes

Um cadastro de clientes com seus dados pessoais — como e-mail, data do aniversário e endereço, entre outros — é peça-chave para qualquer companhia. Afinal, são esses consumidores que mantêm a organização em funcionamento e, por isso, é essencial saber quem são eles.

Além disso, esse cadastro pode incluir, também, os dados de compra, possibilitando o melhor direcionamento de ações promocionais com base nesses dados.

5. Controle analítico de clientes

Além de armazenar as informações pessoais dos clientes, vale a pena analisá-los com mais profundidade para saber que produtos ele mais consome, quantas vezes ele visita o estabelecimento ou compra os produtos de forma virtual, como são as suas interações com a empresa e assim por diante.

A partir disso, é possível definir com mais precisão as estratégias de marketing da companhia. Pode-se, por exemplo, criar cartões fidelidade ou enviar e-mails com promoções e descontos específicos para cada cliente. Assim, há mais chances de aumentar as vendas.

6. Controle de pagamentos e recebimentos

Saber como os pagamentos e os recebimentos da organização têm sido feitos é essencial para observar qual será a sua situação mês após mês ou mesmo ao longo do ano. Com essa planilha, é possível saber quando a empresa terá mais dinheiro em caixa, bem como se as suas receitas e as suas despesas estão equilibradas.

Além disso, esse documento permite saber qual o ponto de equilíbrio do negócio — ou seja, quanto é preciso vender para que as receitas se igualem aos custos — e quando ele vai ser atingido. Nesse documento, é importante separar os recebimentos por data de entrada e contabilizar os pagamentos com cartão de crédito quando forem efetivamente recebidos.

7. Avaliação de custos e precificação

Para vender é preciso saber precificar. A definição de preços só é eficiente quando se conhecem os custos da operação e se define a margem de lucro que se quer atingir.

Essa planilha de controle financeiro permite ter mais clareza sobre esses aspectos e, com isso, aumentar os lucros da empresa no curto, médio e longo prazo.

8. Controle comercial

Para que o empreendedor saiba quanto à organização fatura, é fundamental que tenha uma planilha de controle comercial. Os dados desse documento permitem entender quantos clientes são convertidos, qual o valor bruto de vendas, quem é o vendedor mais ativo e quais itens foram mais vendidos.

A partir dessas informações, pode-se calcular o valor do tíquete médio, bem como saber qual é a média de itens vendidos em cada transação e a média de valor cobrado de cada produto, entre outros.

9. Análise de funcionários

Conhecer os colaboradores e suas competências é fundamental para avaliá-los. Esse documento permite que o empresário saiba quem é bom em qual função, em quais aspectos cada profissional pode melhorar e outras informações úteis.

Assim, é possível estabelecer metas para cada funcionário (bem como para os setores) com base nos resultados obtidos por eles mensalmente. Quando o gestor conhece a equipe, pode definir o que é melhor para cada caso.

10. Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE)

Toda empresa busca o lucro. Os cálculos feitos com o DRE permitem saber se esse objetivo tem sido cumprido. Isso é possível porque ela tem dados como valores brutos de receita, impostos, royalties, custos fixos, comissões e margem de contribuição.

É comum que essa planilha seja feita com o auxílio de sistemas específicos, já que há muitos dados para serem calculados e a confecção manual do documento pode levar a erros e imprecisões.

Cada planilha para controle financeiro é útil em uma situação específica, mas todas são essenciais para que se possa ter uma visão holística do empreendimento. E cabe a cada empresa definir quais delas são mais importantes para cada demanda da sua operação.

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